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会展运输管理需要考虑的问题

2021年10月14日
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       邮寄是将所有相关信息传递给参展商,而运输是指将信息资料、供给等会展所需物品运送到会展地点。运输物品包括所有报到记录、文件袋、包裹、资料,报到处和办公室需要的所有用品,会展期间要分发的物品,特别是活动要颁发的奖品以及会展地点不能提供但却用得着的东西,都要运到会展举办地点。
 
  在运输方面需要考虑以下问题:运输物品和数量、运输时间、运输地点、运输方式选择等等。
 
  运输物品和数量
 
  对于普通会展,尤其是不超过100人的小型会展,除了宣传册、会展材料、会展标识、名卡等用品外,一般不需要运输太多东西,饭店或会展中心通常会配备一些基本办公用品。
 
  如果组织者需要在会展上给参展商发放文件袋,尤其是会展规模比较大,参展商达到几百上千人时,运输的物品就比较多了,可能有成箱的日程表、小册子、文件袋等。
 
  大型会展还要附带与展览有关的其他物品,此时就需要和承运商联系托运事宜。托运是指将货物从卸货码头运离、储存、最终运至会展地点或展览大厅。会展地址必须能够容纳参展商所携带的所有物资。比如,一个展览有100个展位,把展品从仓库运到展厅还要借助于承运商。有些会展地点对物品的大小和重量有限制。在运输工作开始之前,会展组织者和参展商都要对细节了解清楚,做好早期调研,把所有不能携带的物品都交给承运商,自身只携带贵重物品和重要文件。
 
  运输时间
 
  运输的时间也非常重要,作为组织者,需要协调好自己、会展地址和发货人三方之间的关系。你可能已经准备好物资,承运商也可以随时给你发货,但会展地点可能没有足够的空间来存放你的货物,因为在你之前那里可能还有其他的会展或活动,他们也需要运输物资。即使酒店或会展中心有足够的空间,发货人也可以随时运输,但过早地将自己的货物箱与其他人的货物箱一起堆放在储存室里可能产生混淆,货物也可能会受损。
 
  运输物品要确定一个最佳时间。首先,咨询承运商关于货物从你所在的地方运到展厅需要的时间。然后,通知展厅你的进出时间。运输不只是将货物运输到会展地址,会展结束后你还需要打包运回一些货物,因此货物撤出会场的日期也同等重要。最后,经过协商后,制定出合适的时间表,让承运商能够按时处理运输事宜。
 
  如果运输的是文件汇编、日程安排之类的印刷品,你可以和印刷商协商,让其直接把这些资料运输到会展地址。要做到这一点,需要提前与各方进行良好的沟通。
 
  运输目的地
 
  运费不仅取决于货物种类和数量,还与目的地有关。当地会展的运费相对来说要少一些。如果会展在另一个省市,或比较远的地区,或国外召开,费用就必然会增加。其实,即使是在当地举办会展,同样也不能轻视运输这个问题。
 
  运输方式选择
 
  运输等式中的最后一个变量是“如何运输”。根据会展规模的大小,可以做出不同的选择。当()规模较小时,你可以选择亲自搬运。也就是说,你自己是自己的运输商,这被称为“个人运输”。这种方法可以节约成本,因为只需要支付燃料费和自己的时间。但是,如果会展不是在当地召开,或者会展规模比较大的话,这种方式就不适用了。
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